Как автоматизировать работу в 1С: с чего начать

1. Выберите одну повторяющуюся задачу

Опишите начало и конец процесса. Например: бухгалтер получает выписку, переносит операции, выбирает договоры и проверяет документы в 1С. Отметьте, какие действия уже выполняет штатный обмен, а какие остаются ручными.

• Банковские выписки: загружать платежи в 1С и проверять операции, которые требуют внимания бухгалтера.
• ЭСФ в 1С: загружать электронные счета-фактуры и сверять их с документами в 1С.
• Сверка документов: находить различия в суммах, товарах и реквизитах.

Запишите ожидаемый результат: какой документ или список расхождений должен получить бухгалтер. Отдельно укажите действия, которые требуют подтверждения сотрудником.

2. Подготовьте данные для оценки совместимости

• 1С: название конфигурации, версия, расширения и доработки обмена.
• Объём: число организаций, счетов и операций за обычный период и в пик нагрузки.
• Источники: банк и формат выписки, направление ЭСФ или виды документов для сверки.
• Правила: как выбирают договор, вид операции и ответственного за спорный результат.
• Примеры: обычная операция, операция с ошибкой и случай, где решение принимает бухгалтер.

Для первого обсуждения подготовьте обезличенные копии. Сохраните структуру и форматы полей, заменив личные и коммерческие данные. Пароли и ключи электронной подписи в примеры не включайте.

По вопросам штатной работы с ЭСФ используйте инструкции 1С:ИТС для Казахстана. Выбирайте материал для своей конфигурации и версии. Некоторые инструкции требуют доступа к ИТС.

3. Проверьте обычные операции и случаи с ошибками

Подготовьте ожидаемый результат для каждого примера до запуска. Проверяйте его в согласованной тестовой среде. Успешное завершение задачи в кабинете ещё не подтверждает правильность документа в 1С.

1. Обычная операция. Проверьте организацию, контрагента, сумму, валюту, договор и статус документа.
2. Повторная обработка. Повторите тот же пример и проверьте, не появился ли лишний документ.
3. Подходит несколько документов. Возьмите несколько подходящих договоров или документов. Проверьте, как бухгалтер получает вопрос и подтверждает выбор.
4. Документ уже создан вручную. Проверьте, как система учитывает существующий документ и показывает связь с ним.
5. Недоступен источник. В тестовой среде проверьте понятность ошибки и согласованный порядок повторного запуска.
6. Частичный результат. Сверьте успешные операции, ошибки и ожидающие операции с исходным набором.

Для выписки отдельно проверьте перевод между своими счетами. Для ЭСФ — случай с несколькими возможными основаниями. Для сверки — различия в единицах измерения и округлении.

Шаблон проверок содержит эти сценарии и пустые поля для результата. Откройте его в Excel с кодировкой UTF-8 и разделителем «точка с запятой».

4. Согласуйте обслуживание своих серверов

При размещении ZertekFlow на серверах компании определите ответственных за инфраструктуру до установки. Основная часть наших внедрений использует этот формат.

• Укажите, кто выдаёт и отзывает доступы к 1С и серверам.
• Согласуйте внешние подключения для выбранных банков, ИС ЭСФ и каналов уведомлений.
• Определите состав резервной копии и проверьте восстановление.
• Согласуйте окно обновления, проверку рабочего процесса после обновления и порядок возврата к предыдущей версии.
• Зафиксируйте, кому передавать ошибки и какие сведения можно отправлять в поддержку.

Размещение внутри компании не исключает внешние соединения. Их список зависит от выбранного сценария. Не считайте открывшийся кабинет единственным подтверждением готовности: проверьте весь путь до результата в 1С.

5. Измерьте результат на одинаковом наборе

До настройки замерьте время ручной обработки. После настройки повторите проверку на сопоставимом наборе. Учитывайте время загрузки, проверки спорных операций и исправлений.

• Количество проверенных операций.
• Полное время работы бухгалтера до и после настройки.
• Количество операций, которые потребовали ручного решения.
• Ошибки сопоставления и лишние документы при повторе.

Заранее договоритесь, какой результат нужен. Если разбор спорных операций занимает больше времени, чем прежняя ручная работа, измените правила или выберите другую задачу.